Política de privacidade

O Easy RPA é operado por 51.798.310 FLAVIO EMANUEL DE SOUZA SANTOS, CNPJ 51.798.310/0001-34, Rua Laurinda Ribeiro Vieira, 869, Vila Fuck, Piraquara/PR, CEP 83305-300 (“Easy RPA”). Esta política explica, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018), quais dados tratamos, para quê, com quem compartilhamos e quais são os seus direitos.

Há dois papéis diferentes aqui:

• Dados da sua conta e da sua empresa (nome, e-mail, senha, CNPJ, dados do responsável): a Easy RPA é a controladora.
• Dados dos afiliados que você importa (CPF, nome, data de nascimento, e-mail, endereço e valores pagos): a sua empresa é a controladora, porque é ela quem decide pagar e quem tem a obrigação legal de emitir o recibo e informar o eSocial. A Easy RPA é a operadora, e trata esses dados só por sua ordem e para prestar o serviço.

• Conta: nome, e-mail, senha (guardada só como hash), data e IP dos acessos e das ações relevantes (trilha de auditoria).
• Empresa: CNPJ, razão social, endereço, CNAE, regime tributário, declaração sobre folha de pagamento, nome e CPF do responsável, e-mail do contador, logotipo e a situação da procuração eletrônica.
• Afiliados: CPF, nome, data de nascimento, e-mail, endereço, valores de comissão e estornos, retenções calculadas, número do recibo e status de envio do e-mail.
• Documentos gerados: recibos em PDF, pacote do contador, declarações e guias emitidas, recibos de entrega do eSocial e da DCTFWeb.
• Uso do serviço: registros técnicos necessários para segurança e funcionamento (logs de acesso, erros, fila de processamento).

Não tratamos dados de cartão de pagamento diretamente; a cobrança é feita por um provedor de pagamentos que recebe esses dados por conta própria.

• Prestar o serviço contratado (execução de contrato): validar o relatório, calcular retenções, emitir e enviar os recibos, gerar o pacote do contador e manter o histórico.
• Cumprir obrigações legais da sua empresa (obrigação legal, no papel de operadora): enviar ao eSocial os eventos de cada afiliado e do mês, transmitir a DCTFWeb e emitir o DARF, quando a transmissão automática está ativa.
• Avisar você sobre prazos, aceite de procuração, conclusão de envios e falhas (execução de contrato).
• Segurança e prevenção a fraudes (legítimo interesse): registrar acessos e ações, limitar requisições, identificar uso indevido.
• Melhorar o serviço (legítimo interesse): medir uso de forma agregada, sem identificar afiliados.

Não usamos os dados dos afiliados para marketing, não os vendemos e não os cruzamos com outras bases para traçar perfis.

Só com quem é necessário para o serviço funcionar, e só o necessário:

• Receita Federal e eSocial (governo brasileiro): os dados dos afiliados e os valores de cada competência, enviados em nome da sua empresa como procuradora.
• Serpro (Integra Contador): CNPJ e competência para transmitir a DCTFWeb e emitir o DARF.
• Provedor de e-mail (Resend): nome, e-mail do afiliado e o recibo em PDF anexado, para a entrega dos e-mails.
• Hospedagem e banco de dados (Vercel e Supabase): onde o sistema e os dados ficam armazenados, com criptografia em trânsito e em repouso. Esses provedores podem manter servidores fora do Brasil; a transferência internacional segue as garantias da LGPD, por cláusulas contratuais padrão dos próprios provedores.
• Seu contador, quando você pede o envio do pacote mensal: planilha com uma linha por afiliado (incluindo CPF) e o resumo em PDF.
• Autoridades, quando houver obrigação legal ou ordem judicial.

• Acesso aos dados isolado por empresa: um usuário só enxerga as empresas de que é membro, e isso é aplicado no banco de dados, não só na tela.
• O CPF aparece mascarado em todas as telas; o número completo só consta no recibo em PDF, nos eventos do eSocial e na planilha do contador.
• Documentos ficam em armazenamento privado, acessíveis por links temporários de 15 minutos. Cada download fica registrado.
• Toda correção, aprovação, envio e acesso a documento gera um registro na trilha de auditoria, com usuário, data e IP.
• Senhas guardadas como hash; sessões assinadas e verificadas a cada acesso; credenciais de governo e certificado digital da Easy RPA guardados fora do código, em variáveis protegidas.
• Comunicação com eSocial, Serpro e provedores sempre por canais criptografados.

Nenhum sistema é totalmente imune. Se ocorrer um incidente que traga risco relevante aos titulares, avisaremos a sua empresa e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados nos prazos da lei.

• Enquanto a conta estiver ativa: todos os dados necessários ao serviço e ao histórico fiscal da empresa.
• Depois do cancelamento: 90 dias com os dados disponíveis para exportação. Depois, apagamos o que não precisa ser guardado.
• Obrigação legal: recibos, eventos do eSocial, declarações e guias podem precisar ser guardados por até 5 anos a partir da competência, pelo prazo de guarda fiscal. Nesse período ficam arquivados, sem uso para outros fins.
• Trilha de auditoria e logs técnicos: até 12 meses, ou mais se forem necessários para apurar um incidente.

Você, usuário da conta, e cada afiliado podem pedir: confirmação do tratamento, acesso aos dados, correção, anonimização ou eliminação do que for desnecessário, portabilidade, informação sobre compartilhamento e revisão de decisões automatizadas. Também podem revogar consentimentos e reclamar à ANPD.

Pedidos de afiliados sobre dados importados pela empresa são respondidos junto com ela, que é a controladora: encaminhamos o pedido à empresa e ajudamos a atender no prazo legal. Observe que parte dos dados não pode ser apagada enquanto a lei fiscal exigir a guarda.

Canal para exercer os direitos e falar com o encarregado de dados: privacidade@easyrpa.com.br. Respondemos em até 15 dias.

Usamos apenas cookies necessários: o cookie de sessão que mantém você conectado e o cookie que lembra a empresa selecionada. Não usamos cookies de publicidade nem de rastreamento entre sites. O site institucional pode usar medição de audiência agregada, sem identificar pessoas.

Podemos atualizar esta política para refletir mudanças no serviço ou na lei. Mudanças relevantes são avisadas por e-mail e no próprio serviço. A data da última atualização aparece no topo.

Encarregado de dados (DPO): Flavio Emanuel de Souza Santos, privacidade@easyrpa.com.br. Outros assuntos: contato@easyrpa.com.br.